No eSocial o cadastro do empregador é dividido em 3 partes: S-1000 matriz; S-1005 estabelecimento (matriz e filiais); S-1020 lotação (empregador, tomador ou obra).

• S-1000: CPF/CNPJ, porte, classe tributária, opção registro eletrônico (sim; campo só existe se validade inicial até 01/2026), opção produtor rural (FPAS), desoneração, PIS, tipo (construtora), cooperativa, certificado de isenção (se entidade beneficente) e EFR (se público).
• S-1005: CAEPF/CNPJ/CNO, CNAE, tipo CAEPF (natureza jurídica), RAT (se houver processo), FAP e desoneração (se construtora).
• S-1020: CPF/CNPJ/CNO, FPAS e terceiros.

Novo empregador (matriz) - Quando o empregador ainda não tem o CPF ou CNPJ (8 primeiros números) no eSocial envie S-1000, S-1005, S-1020 e as rubricas que o empregador utiliza (S-1010).

Novo empregador (filial) - Quando o empregador já está no eSocial e vai cadastrar um novo estabelecimento (como uma nova fazenda ou uma filial do CNPJ) envie somente S-1005.

Empregador vindo de outra contabilidade - Quando o empregador já está no eSocial, fazia a folha em outra contabilidade e mudou para uma nova contabilidade, envie a lotação (S-1020) e as rubricas (S-1010), pois estes eventos usam códigos específicos em cada programa.

• O trabalhador deve ter a matrícula idêntica à que já está no eSocial. Se você informar uma matrícula diferente, ao enviar a folha o eSocial vai responder que o trabalhador não está cadastrado.
• O processo (se houver) deve ter o identificador idêntico ao que já está no eSocial.

VALIDADE NO ESOCIAL

Os eventos do empregador possuem validade no eSocial.

• A validade inicial do empregador (S-1000, S-1005 e S-1020) e das rubricas (S-1010) é o mês da criação do CNPJ ou do CEI/CAEPF do empregador. Quando a data de início do empregador é menor que a data de início do eSocial, a validade inicial é o mês de início da obrigatoriedade no eSocial.
• A validade inicial é o mês da alteração para quem está alterando dados com validade específica (como uma mudança tributária que só vale de um determinado mês em diante).
• A validade final deve ficar em branco, exceto em situações especiais.
• A nova validade (usada na alteração de dados) é opcional. Ela só deve ser informada se for para alterar a validade anterior.

Alteração com mesma validade - Quando é para alterar desde o início envie uma alteração do evento sem a nova validade.

Inclusão com nova validade - Quando é para alterar de um mês em diante e manter as informações anteriores (como uma mudança de regime tributário de janeiro em diante) envie uma inclusão do evento com a validade inicial no mês da alteração e sem a validade final. O evento anterior só valerá até o mês anterior (não é preciso enviar validade final no evento anterior). Neste caso ficarão dois eventos no eSocial, cada um com a sua validade.

REGISTRO DE EMPREGADOS

O registro de empregados pode ser feito com livro, fichas ou sistema eletrônico (CLT art 41 a 48), onde o sistema eletrônico é o eSocial (Portaria SEPRT 1195 de 30/10/2019 art 1 e 4).

• Para adotar o registro eletrônico (eSocial) e não precisar mais usar o livro ou as fichas, o empregador precisa habilitar o campo "Optante pelo registro eletrônico de empregados" (indOptRegEletron) no evento S-1000 do eSocial. Para checar se o campo está habilitado, acesse o eSocial e clique em Empregador / Contribuinte - Dados do Empregador / Contribuinte. A partir do Pessoal 6.32 (22/11/2019) este campo estará habilitado em todo envio de S-1000. Quem enviou S-1000 em versões anteriores do Pessoal, pode enviar uma alteração de S-1000 usando o Pessoal 6.32 ou superior, para atualizar o campo no eSocial. A partir de 23/11/2026 o campo só é usado se a validade inicial for até 01/2026 (NT 7/2026).

2 - Documentos

CPF/CNPJ - É a inscrição da pessoa física (CPF) ou jurídica (CNPJ) na RFB. O CPF possui 11 dígitos e o CNPJ possui 14 dígitos.

CAEPF - É a inscrição (14 dígitos) do empregador pessoa física na RFB (IN RFB 1828/2018). O CAEPF é usado no eSocial; não é usado no Sefip. O CAEPF é criado no e-CAC. A alteração do tipo de contribuinte (exemplo: de segurado especial para produtor rural) pode ser feita pelo e-CAC - Processos Digitais.

• Ao criar um novo CAEPF o CEI vinculado é criado automaticamente.

CEI - É a inscrição (12 dígitos) do empregador pessoa física ou da obra de construção civil na RFB. O CEI é usado no Sefip; não é usado no eSocial.

• O CEI já existente (com a entrada em funcionamento do eSocial) deve ser convertido em CAEPF ou CNO (o número do CNO permanecerá igual ao do CEI), através do e-CAC.

CNO - É a inscrição (12 dígitos) da obra de construção civil na RFB (IN RFB 1845/2018). O CNO é criado no e-CAC.

O CEI/CNO possui 12 dígitos, onde o 11º é 0 (CEI contribuinte individual), 5 (CNO obra), 6 (CEI obra pessoa física), 7 (CEI obra pessoa jurídica) ou 8 (CEI produtor rural). Fonte: eSocial retorno 1111 e RFB.

NIRE - O Número de Identificação do Registro de Empresas é o código (11 dígitos) da empresa na Junta Comercial. É usado no InfoContas.

3 - Natureza jurídica

É a atividade de uma pessoa física ou a forma de constituição de uma pessoa jurídica.

PESSOA FÍSICA

A natureza jurídica da pessoa física deve ser compatível com o tipo de CAEPF informado no e-CAC.

Produtor rural - Deve ter natureza jurídica 412-0. Se for 408-1 o eSocial retornará o erro "0753 - O tipo de CAEPF informado está diferente do valor encontrado no Sistema CAEPF".

Segurado especial - É um trabalhador rural que exerce, individualmente ou em regime de economia familiar, atividade de: a) produtor (agropecuária em até 4 módulos fiscais, seringueiro ou extrativista), b) pescador artesanal, c) cônjuge, companheiro ou filho, que trabalhe com o grupo. O segurado especial só pode ter empregados por prazo determinado e à razão de no máximo 120 pessoas por dia no ano civil (Lei 8212/1991 art 12 VII § 8).

PESSOA JURÍDICA DE DIREITO PÚBLICO - Lei 10406/2002 art 41 e 42

União, estados, DF, territórios, municípios, autarquias e demais entidades de caráter público; estados estrangeiros e todas as pessoas que forem regidas pelo direito internacional público.

PESSOA JURÍDICA DE DIREITO PRIVADO - Lei 10406/2002 art 44

Individual - O empresário (somente um) responde de forma ilimitada pelos débitos da empresa (Lei 10406/2002 art 966 a 980). Os patrimônios da empresa e do empresário se misturam. A formalização é feita no Portal do Empreendedor (se for MEI) ou Junta Comercial (demais).

EIRELI - O empresário (somente um) responde sobre o valor do capital social da empresa, cujo mínimo é de 100 vezes o salário mínimo vigente no ato da constituição (Lei 10406/2002 art 980-A). A formalização era feita na Junta Comercial. Todas as EIRELI foram transformadas automaticamente em LTDA (Lei 14195/2021 art 41), com data do evento de transformação 09/12/2022 e mudança feita na madrugada de 10/12/2022.

Sociedade - Os sócios (um ou mais) respondem sobre o valor do capital social da empresa (sem valor mínimo de capital social) ou pela ações que possui (S/A) (Lei 10406/2002 art 981 a 1141). A formalização é feita na Junta Comercial. Pode ser: 1) sociedade LTDA (um ou mais sócios) - Lei 10406/2002 art 1052 § 1; 2) sociedade por ações (S/A) - Lei 6404/76; 3) SAF - Lei 14193/21.

Sem fins lucrativos - São as associações, fundações, organizações religiosas e partidos políticos (Lei 10406/2002 art 53 a 69).

Tabelas: Natureza jurídica 2016 | Nat jur no IBGE

4 - Porte

O porte da empresa pode ser ME, EPP ou demais. A LC 123/2006 art 1 e 2 garante tratamento diferenciado e favorecido a ME e EPP.

Para determinar o porte (ME ou EPP) considera-se o faturamento em cada ano-calendário (LC 123/2006 art 3), ou seja, de janeiro a dezembro.

• A ME que ultrapassar o limite em um ano passa para EPP no ano seguinte (§ 7).
• A EPP que não ultrapassar o limite em um ano passa para ME no ano seguinte (§ 8).
• A EPP que ultrapassar o limite no ano passa para "demais" no mês seguinte (§ 9) ou ano seguinte se não exceder 20% (§ 9A).

Havendo mudança de porte, a empresa deve solicitar o novo enquadramento na Redesim (Junta Comercial / RFB).

5 - Regime e classe (tributário)

O regime tributário (Gaf e InfoContas) indica a forma de recolhimento de todos os impostos (municipais, estaduais e federais).

A classe tributária (Pessoal) indica a forma de recolhimento do INSS.

6 - PIS folha de salários

Contribuintes - As entidades contribuintes estão na MP 2158/2001 art 13; Lei 4524/2002 art 9; IN RFB 2121/2022 art 301. A contribuição acaba em 12/2026 (reforma tributária).

O contribuinte deve habilitar o campo no Pessoal (cadastro do empregador) e no evento S-1000 do eSocial (indTribFolhaPisCofins).

No eSocial o campo foi incluído no layout S-1.1 (obrigatório a partir de 20/03/2023). O Pessoal 6.62 foi gerado com o layout S-1.1 no dia 27/02/2023. Quem enviou S-1000 em versões anteriores do Pessoal, pode enviar uma alteração de S-1000 usando o Pessoal 6.62 ou superior, para atualizar o campo no eSocial.

Base de cálculo - A BC é a remuneração paga, devida ou creditada a empregados (Lei 4524/2002 art 50); ou a BC INSS (IN RFB 2121/2022 art 303).

Conforme a IN RFB 2121/2022 art 300 § 1 o fato gerador sobre o 13º salário ocorre no mês de dezembro ou no mês da rescisão.

Alíquota - A alíquota é de 1% (Lei 9715/1998 art 8; Lei 4524/2002 art 60; IN RFB 2121/2022 art 304).

Período de apuração - O período de apuração é mensal e o pagamento deve ser feito até o dia 25 do mês seguinte (IN RFB 2121/2022 art 300 § 2 e 305).

7 - Sindicato

É o sindicato (patronal) representativo da categoria do empregador. Era usado na RAIS e no HomologNet, mas ambos já foram desativados.

8 - Data base

É o mês do reajuste salarial da categoria com maior número de trabalhadores. No eSocial a data base faz parte do contrato do empregado regido pela CLT. Desta forma, sempre que houver alteração na data base, deve-se enviar uma alteração do contrato de cada empregado (S-2206) para o eSocial.

9 - Datas início e término

Data início - É a data de abertura do CAEPF / CEI (pessoa física) ou CNPJ (pessoa jurídica).

Data baixa - Só deve ser preenchida quando o CAEPF / CEI (pessoa física) ou CNPJ (pessoa jurídica) for encerrado.

Conforme o Manual de orientação do eSocial S-1.1, 02/2023, item 10.1, não há necessidade de ser informada ao eSocial a baixa do CNPJ. Mas se o declarante optar por prestar essa informação, deve primeiro encerrar todas as suas tabelas (S-1005, S-1020, S-1070 e S-1010) e depois encerrar S-1000. Encerrar significa enviar o evento com a ação "2 – alterar" e com a validade final preenchida.

10 - Certificado de isenção (Entidade Beneficente de Assistência Social)

O CEBAS é usado no cadastro do empregador (S-1000) no eSocial, mas só é obrigatório se o certificado existir, conforme a nota técnica eSocial 9/2018 (ajustes layout 2.4.02).

O CEBAS é usado no Sped ECF ano base 2025 em diante.

Veja SC Cosit 102/2021.

11 - Processo

Só deve ser informado se houver processo que se enquadre no eSocial, como processos para não pagamento de impostos, admissão / desligamento judicial e outros.

• Código - É um contador automático incrementado a cada novo cadastro.
• eSocial - Indica em qual evento do eSocial o processo será usado.
• Número - O tamanho depende do tipo de processo: administrativo (17 ou 21), judicial (20), benefício INSS (10) ou FAP (16).
• Tipo - O tipo 3 (benefício INSS) só é usado no afastamento temporário.
• Autoria - Só é obrigatória no processo judicial.
• Matéria - O processo com matéria 01 (tributária) ou 07 (FGTS ou contribuição social rescisória) deve ser cadastrado no eSocial (S-1070), antes de qualquer evento que use o processo. O processo com matéria 99 (outros assuntos) não é cadastrado em S-1070, ele só é usado no evento correspondente.
• Trabalhador - Só precisa ser preenchido para processo que envolve o trabalhador.
• Município / UF / vara (só processo judicial e matéria tributária) - São os dados da seção judiciária, considerando a vara da instância originária (vara de distribuição).
• Identificador (só matéria tributária) - É o código atribuído pelo empregador para o processo. O primeiro processo do empregador pode ser 1, depois 2 e assim por diante.
• Suspensão (só matéria tributária) - Tem valores válidos conforme o tipo de processo: administrativo (03, 14, 92), judicial (01, 02, 04, 05, 08, 09, 10, 11, 12, 13, 90, 92) ou FAP (14).
• Depósito (só matéria tributária) - Indica se houve depósito do montante integral. Deve ser Sim (obrigatório para suspensão 02 ou 03) ou Não (obrigatório para suspensão 90).
• Data decisão (só matéria tributária) - É a data da decisão, sentença ou despacho administrativo.
• Terceiros (só matéria tributária) - Usado apenas no processo de terceiros, onde deve ser informado o código de terceiros que foi suspenso. Exemplo: para suspensão do salário educação, informe 0001.
• Extensão (só matéria tributária) - Usado apenas no processo de rubrica com INSS.

Exemplo 1 - Suspensão do salário educação (terceiros) do produtor rural pessoa física:

• Cadastre o processo com eSocial 210 (empregador terceiros / lotação), número (20 dígitos), tipo 2 (judicial), autoria 1 (empregador), matéria 01 (tributária), município / estado / vara (onde o processo foi feito), identificador 1, supensão 90 (judicial - decisão definitiva a favor do contribuinte), depósito 0 (não), data da decisão do processo e terceiros 0001 (salário educação 2,5%).
• No cadastro do empregador informe o código de terceiros 0002 (Incra 0,2%).
• No eSocial envie dois eventos, um de cada vez. Em ambos informe a validade no mês da decisão do processo. Primeiro envie o processo (S-1070), depois a lotação (S-1020).

Exemplo 2 - Admissão judicial:

• Cadastre o processo com eSocial 410 (admissão judicial), número (20 dígitos), tipo 2 (judicial), matéria 99 (outros) e o trabalhador.
• No cadastro do trabalhador informe o motivo da admissão 3 (judicial).
• No eSocial envie a admissão do trabalhador (S-2200 ou S-2300), onde o processo será incluído. Não é preciso enviar o processo (S-1070).

Exemplo 3 - Desligamento judicial:

• Cadastre o processo com eSocial 450 (desligamento judicial), número (20 dígitos), tipo 2 (judicial), matéria 99 (outros) e o trabalhador.
• No eSocial envie o desligamento do trabalhador (S-2299 ou S-2399), onde o processo será incluído. Não é preciso enviar o processo (S-1070).

eSocial - Cada processo é usado em um evento:

Processo Matéria Cadastro Usado em RAT 01 S-1070 S-1005 FAP 01 S-1070 S-1005 Aprendiz 99 não S-1005 Deficiente PCD (matriz) 99 não S-1005 Terceiros (matriz) 01 S-1070 S-1020 Rubrica (matriz) 01/07 S-1070 S-1010 Admissão judicial 99 não S-2200 e S-2300 Alvará menor 14/16 anos 99 não S-2200 e S-2206 Condições ambientais (agente 05.01.001) 99 não S-2240 Afastamento temporário 99 não S-2230 Desligamento judicial 99 não S-2299 e S-2399 Folha 01 S-1070 S-1200, S-2299 e S-2399